Moderation für Einsteiger - Effizient Besprechungen gestalten, ergebnisorientiert leiten

2. Die Werkzeugkiste

In diesem Kapitel wollen wir uns auf die wesentlichen Bausteine einer gelungenen Moderation konzentrieren. Welche Hilfsmittel benötigt der gute Moderator? Welche Methoden muss er beherrschen? Was muss er tun, beachten, vorbereiten und abklären? Antworten auf diese Fragen finden Sie hier.

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete

Auch uns ist klar, dass diese Überschrift keine wirklich neue Erkenntnis mit sich bringt. Trotzdem nehmen genau hier häufig Erfolg oder Misserfolg der späteren Moderation ihren Anfang. Wer gut vorbereitet ist, reagiert souverän und sicher. Genaue Vorbereitung bedeutet jedoch nicht, dass ein starrer Rahmen die Flexibilität während der Veranstaltung einschränkt, ganz im Gegenteil. Wer sich gut vorbereitet hat, verfügt auch über die notwendigen Varianten, um spontan reagieren zu können.

Ziele festlegen

Die wichtigste Frage, die vorab immer geklärt werden soll, ist jene nach der konkreten Zielsetzung. Die Antwort auf diese Frage bestimmt alle weiteren Punkte. Sind Sie selbst als Moderator für diese Zielsetzung verantwortlich, liegt es an Ihnen, sich dafür die nötige Zeit zu nehmen und diese Frage zu klären. Meist ist der Moderator jedoch nicht der Verantwortliche für die Zielsetzung der Veranstaltung. Dann besteht seine Aufgabe darin, diese Ziele von den Verantwortlichen hartnäckig einzufordern. Lassen Sie sich dabei nicht mit Allgemeinplätzen abspeisen („Wir wollen mit diesem Workshop die Zusammenarbeit verbessern.“).

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Wichtig

Ziele formulieren das Ergebnis und nicht den Weg dorthin!

Beispiel

Beispiel für das Formulieren von Workshop-Zielen: Schlecht: „Info-Austausch zur Auswahl eines neuen Lieferanten.“ Besser: „Festlegen eines neuen Lieferanten und Vergabe der Verantwortlichkeiten.“

Wer versucht, für die gesamte Besprechung ein einziges, für alle Punkte gültiges gemeinsames Ziel zu formulieren, kann sich leicht in allgemeinen Formulierungen verirren. Nach solchen inhaltslosen Worthülsen und ohne entsprechende Teilziele ist es schwer, eine abgestimmte Vorbereitung in Angriff zu nehmen.

Ziele für die einzelnen Punkte der Tagesordnung formulieren

Werden keine Ziele formuliert, bleiben viele Meetings ineffizient. Warum es den meisten Sitzungsleitern schwerfällt, klare Ziele vorzugeben:

• entspricht nicht der Firmenkultur und damit auch nicht der Meeting-Kultur: Man ist gewöhnt, einfach „drauflos zu reden“.
• zu wenig Zeit für die inhaltliche Vorbereitung; faktische und operative Vorbereitung stehen meist im Vordergrund, frei nach dem Motto: Wenn wir einen halbwegs geeigneten Besprechungsraum finden, können wir loslegen.
• Bequemlichkeit: Bisher hat es ja auch immer ohne Vorbereitung geklappt.
• Angst, die Spontaneität der Teilnehmer zu bremsen
• Der Moderator hat zu wenig Fachkenntnis die Themen betreffend und konzentriert sich mehr auf seine Methoden.
• Wenn der Moderator „extern“ ist: Verantwortliche nennen keine Ziele, er will nicht unnötig lästig sein und hat das Gefühl, das gehöre nicht in seinen Verantwortungsbereich.
• Wenn der Moderator der Chef ist: bewusstes taktisches Vorgehen, um selbst besser reagieren und damit beeinflussen zu können
• Mangelnde Führungskompetenz: Ein „schwacher“ Chef als Moderator formuliert die Ziele lieber passend zur „Stimmung“ unter den Teilnehmern. Er will sich vorab nicht so eindeutig festlegen, um danach entsprechend argumentieren zu können, wenn keine Entscheidungen getroffen werden.

Die Vorteile klarer Ziele zu den einzelnen Tagungsordnungspunkten liegen dem gegenüber auf der Hand:

• Zeitersparnis
• Effizienzsteigerung, mehr Output
• Führungskompetenz und Respekt steigen.
• Meetings werden von den Teilnehmern als sinnvoll und motivierend empfunden.
• Vorbereitungsgrad der Teilnehmer steigt.
• Die Teilnehmer entwickeln Eigenverantwortung schon in der Vorbereitung.
• Eine aussagekräftige Ergebnis-Kontrolle wird möglich.
• Es wird sofort ersichtlich, was (wieder) auf die nächste Tagungsordnung kommt.

Formulieren Sie die Tagesordnungspunkte und die dazugehörige Zielsetzung konkret und im Detail nachvollziehbar. Beschreiben Sie damit den Soll-Zustand am Ende des Meetings:

• Alle Termine sind fixiert.
• Die Verantwortlichkeit ist festgelegt.
• Jedem Teilnehmer ist das weitere Vorgehen klar.
• Die Kontrolle ist definiert.
• Die weitere Koordination ist klar definiert.
• Jeder hat die Information, die er für sein weiteres Vorgehen benötigt.
• Wesentliche Punkte für die nächste Tagungsordnung sind bereits festgehalten.

In vier Schritten zum klar formulierten Teilziel

Wie Sie nun zu solchen „handfesten“ Teilzielen gelangen, werden wir anhand eines Beispiels verdeutlichen:

Beispiel

In einem Bauunternehmen steht die jährliche Besprechung zum Thema Sponsoring an. Bisher wurden diese Meetings meist vom Chef persönlich geleitet, da ihm das Thema am Herzen liegt. Umso enttäuschter verlässt er dieses Jahr die Besprechung, da wieder einmal nichts Entscheidendes herausgekommen ist. Da ein guter Vorschlag, dort ein wichtiger Kritikpunkt, Zahlen, die durch den Raum geworfen werden, und am Ende fühlt sich niemand verantwortlich. Wieder bleibt alles an ihm hängen. So beschließt er, diesmal einen externen Moderator beizuziehen. Auf die Frage des externen Experten nach den Zielen für die Besprechung erhält dieser folgende Punkte von unserem Chef: Besprechung zum Thema Sponsoring am 10.10.: Fazit des letzten Jahres Neue Vorschläge Wie geht es weiter?

Auf den ersten Blick eine typische Agenda und Zielsetzung einer Besprechung. Auf den zweiten Blick die Ursache für den Frust des Chefs. Jeder Mitarbeiter, der diese Punkte auf seiner Einladung liest, weiß schon im Vorhinein, dass da wieder viel Zeit verschwendet wird und wenig Output entsteht.

Beispiel

Fortsetzung Der Moderator nähert sich daher in einem Vorgespräch mit dem Chef in vier Schritten einer klaren Zielsetzung – in Teilziele gegliedert – an. 1. Schritt: Festlegen des Besprechungsthemas, z. B.: konkrete Sponsoring-Maßnahmen für das nächste Jahr 2. Schritt: Was muss besprochen werden? a. Wie sind die Sponsoring-Maßnahmen in der vorigen Periode gelaufen? b. Welche Vorschläge gibt es für das nächste Jahr? c. Welche Abteilungen müssen eingebunden werden? d. Wie sieht das Budget aus? e. Welche Projekte/Termine gibt es? 3. Schritt: Aus welchem Grund sollen diese Punkte besprochen werden? a. Weil wir die bisherigen Erfahrungen bewerten wollen und überlegen müssen, welche Sponsoring-Aktivitäten wir weiter beibehalten wollen, b. weil wir wissen wollen, ob von den einzelnen Abteilungen/Mitarbeitern neue Vorschläge eingebracht werden, c. weil wir überlegen müssen, ob wir auch andere Abteilungen/Unternehmensbereiche in die Sponsoring-Aktivitäten involvieren sollten, d. weil wir das Budget festlegen müssen, e. damit wir alle Termine einhalten und Synergien mit anderen Projekten nutzen können. 4. Schritt: Klar definierte Unterziele zu den angestrebten Outputs: a. Die konkreten Sponsoring-Aktivitäten, die aus der Vorperiode weitergeführt werden, sind bestimmt. b. Drei konkrete Vorschläge, die in der nächsten Periode als Projekt neu gestartet werden, sind ausgewählt und die Verantwortlichen dafür festgelegt. c. Allen beteiligten Abteilungen sind ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar, die Kompetenzabgrenzungen sind definiert. d. Die Budgetdaten sind an alle verteilt, erläutert und sämtliche Aktivitäten als Posten berücksichtigt, ausgewiesen und abgestimmt. e. Anfangs-, End- und Zwischentermine sind eingetragen, ein Koordinator für die Termine ist bestimmt, allen Teilnehmern ist das weitere Vorgehen klar.

Als die Teilnehmer die...